ייעול תהליכי קליטה וגיוס עובדים באמצעות אוטומציה של משאבי אנוש

היום אני רוצה לשתף אתכם בבעייה שהרבה ארגונים נתקלים בה, ובפתרון שלנו לבעייה הזו. אם אתם עובדים בארגון שמגייס מעל 150-200 עובדים כל שנה, בוודאי שמתם לב לכמות המשאבים, הזמן וההתארגנות הדרושים בשביל תהליך קליטת המועמדים בלבד. זמן רב מתבזבז על שיחות בין רכזי הגיוס לבין המועמדים הרבים, במטרה להחתים את המועמדים על כל הטפסים הדרושים טרם תחילת ההעסקה.

במהלך קליטה של עובד חדש, מטבע הדברים יש אי הבנות רבות בדרך והתכתבויות הלוך ושוב, שמאריכות את הזמן בין הראיון לתחילת העבודה –ועולות לארגון בהתעסקות של כוח אדם ובהרבה זמן וכסף. במטרה לקצר ולנהל את הטופסיאדה שאיתה נאלצים רכזי הגיוס להתמודד,  יצרנו מערכת אוטומציה שתפקידה לסייע למנהלי משאבי האנוש לרכז ולשלוח למועמד את הטפסים הדרושים, מבלי להתעסק בטרטור הכרוך בכך.

במילים אחרות, המערכת מקצרת את הדרך עבור משאבי האנוש, ובכך חוסכת זמן וכסף לארגון. אני לא מדבר על מערכות גיוס שסורקות קו"ח ומתעסקות בתהליך הגיוס עצמו. יש מערכות מעולות בשוק שעושות עבודה נפלאה בתחום.

בשונה מהמערכות הללו, המערכת שלנו עושה אוטומציה של השלבים הבאים – טיפול בהתנהלות הטפסים המעיקה שגורמת לרכזי הגיוס לצלצל ולשלוח מיילים חוזרים ונשנים למועמדים, תהליך שיכול להמשך שבועות ארוכים גם אחרי קליטת העובד.

נועם היא רכזת משאבי אנוש, שזה עתה סיימה ראיון עם גיל, מועמדת לתפקיד בכיר בחברה. אחרי הראיון המוצלח, נועם מתייקת את קורות החיים של גיל במערכת ושולחת לה למלא את הטפסים הדרושים להמשך התהליך: אישור תואר, תעודת ההסמכה במקצוע מהקורס, תעודת יושר וצילום ת.ז.

גיל מקבלת במיידי יוזר וסיסמה, נכנסת למערכת מהסמארטפון, מורידה את הטפסים וממלאת אותם דרך המערכת. כן, המערכת מאפשרת למלא את הטפסים אונליין במקום להדפיס או לערוך אותם באמצעות תוכנות בתשלום.

כשנועם מקבלת את הטפסים, היא רואה שגיל עדיין לא שלחה את תעודת היושר מהמשטרה, אבל היא יודעת שגיל פתחה את הקובץ ובטח תשלח אותה בקרוב. אין צורך בטלפונים או במיילים מיותרים, כל הקבצים מרוכזים במערכת ולא צריך לאתר אותם בין אינספור תיקיות של מועמדים אחרים. בכל זמן ניתן לראות כמה טפסים מילא המועמד וכמה טפסים נשארו לו למלא, כמו שניתן לראות בצילום המסך בהמשך.

בהמשך התהליך, גיל תמלא את החוזה דרך המערכת ואפילו תוכל להזין בתוכו הערות במידה ותרצה. התהליך החלק והנוח מראה לגיל שהיא הגיעה לחברה שחושבת על המועמד יודעת להנגיש את עצמה בצורה חדשנית וטכנולוגית. לגיל יש תחושה טובה ממקום העבודה העתידי שלה, עוד לפני היום הראשון.

תהליך הגיוס וההשמה שגיל עברה הוא אחד מ-200 תהליכי גיוס של עובדים הנקלטים בחברה מדי שנה והוא יישמר כתיקייה בתוך המערכת, שמכילה בצורה מאובטחת את המידע על כל עובדי הארגון. מצד ה-IT – קליטה של מועמד חדש דורשת היערכות מצד המערכת: ארגון של עמדה חדשה, פתיחת יוזר, מתן הרשאות שונות ועוד. 

בנוסף לאוטומציה של תהליכי HR, המערכת שלנו יכולה לרכז גם את משימות ה-IT. המערכת יכולה, למשל, להראות מה נותר לבצע על מנת לוודא שלמועמד תהיה נחיתה רכה במקום עבודתו החדש ולהוציא את התהליכים הללו לפועל בקלות. המשמעות היא שאי אפשר לעגל פינות יותר. אין סיכוי שמועמד ייקלט לפני שהכל מוכן, כיוון שניתן להגדיר שהמערכת לא תאפשר זאת מראש. ניתן ליצור תזכורות לביצוע המשימה. אפשר להחליט שחלק מהתהליכים יבוצעו באופן אוטומטי או שברגע שרכז הגיוס מסמן שהמועמד נקלט, יישלח מייל לעובד במחלקת המחשוב וינחה אותו לפתוח יוזר חדש למועמד, מבלי שצריך יהיה לתקשר איתם.

כיוון שהמערכת שלנו פתוחה לשינויים והתאמות, השמיים הם הגבול והמטרה היא להקל על התהליך עד כמה שניתן.

ללא המערכת שלנו, שכבר פועלת בארגונים גדולים ומוכרים בארץ, רכזי הגיוס נאלצו להתמודד יום יום עם תכתובות מיילים ארוכות במטרה לאסוף את כל הטפסים הדרושים מכל מועמד, לתייק את הקבצים ולזכור באיזה סטטוס נמצא כל מועמד בכל שלב ושלב.

עבור כל מועמד, רכזי הגיוס צריכים להתנהל מול אישורי העסקה, תעודת תואר ראשון, אישור רישום לעו"ס, חתימה על חוקים הנוגעים לאוכלוסיות מיוחדות וכמובן – טפסי 101, טפסי קליטה במקום העבודה וחוזה העסקה. ההתנהלות הזו לקחה נתח נכבד מהספק העבודה היומי והמרדף אחר הטפסים האריך את תהליך ההשמה ותיסכל את העובדים.

אוטומציה של התהליך איפשרה להוריד משמעותית את העומס על המערכת ולייעל את התהליך בצורה דרמטית. מצד המועמד, פתיחת הטופס בתוך מערכת שמאפשרת מילוי של הטפסים מבלי להוריד תוכנה נוספת או להדפיס ולסרוק, מהווה הקלה גדולה שיכולה לזרז ולהקל על תהליך הגיוס, ליצור רושם חיובי, להשרות אווירה של חדשנות ויעילות וליצור ציפייה לתחילת ההעסקה.

המערכת שפיתחנו מאפשרת קליטה של המועמד וניהול הבירוקרטיה הכרוכה בכך, מרגע קבלת קו"ח ועד הרגע שהוא מגיע ליום העבודה הראשון בתוך מערכת יחידה ופשוטה לתפעול. לבסוף, המערכת מכילה גם ארכין מידע וטפסים על כל העובדים שעובדים בחברה. נוח, לא?

אם יש לך תחושה שתהליך ההשמה נהיה יותר ויותר מייגע עם הזמן בגלל התנהלות אינסופית מול טפסים ותקשורת עם מועמדים – אנחנו יכולים בהחלט להפוך את העבודה שלך לקלה יותר. המערכת יכולה להתאים לארגון בינוני ומעלה שתמיד שואף להיות הכי חדשני שאפשר ולקחת את התהליכים הארגוניים תמיד צעד אחד קדימה, כשההמלצה היא לעבור לאוטומציה רק במידה ויש נפח משמעותי של קליטת מועמדים חדשים מדי שנה.

המערכת שלנו כבר בנוייה ובשימוש, אך בעזרת תהליך אפיון משותף ניתן לפתח מערכת המותאמת עבור הצרכים המשתנים של כל ארגון ולעשות קוסטומיזציה עבור כל צורך. בניגוד למערכות שקיימות בשוק ומתעסקות עם מיון העובדים בשלבים הראשוניים של תהליך הגיוס,

המערכת שפיתחנו היא היחידה שמתעסקת עם ניהול תהליך הקליטה ומסוגלת לקצר משמעותית את התהליכים המנהלתיים הדרושים טרם תחילת ההעסקה.