נכנסים לפרוייקט טכנולוגי גדול? יועץ זה בדיוק מה שהארגון צריך!

אין ספק שכל חברה בינונית ומעלה חייבת דרג מנהלים מקצועי בכל התחומים החשובים לו – טכנולוגי, מקצועי, ארגוני ועוד. בכירים בחברה הם בעלי ראייה רחבה של המערכת, יכולת הבנה עילית של תהליכים והובלתם, אך באותה נשימה, שורת בכירים מאופיינת גם במגבלות מסויימות. הנסיון שבכירים מביאים איתם הוא אמנם רחב, אך הידע המעמיק שהם צברו בנישות המקצועיות הוא מוגבל וברוב המקרים, התפקידים הטכניים מבוצעים על ידי העוזר או על ידי הצוות. לעיתים יש צורך בהובלת פרוייקט IT גדול ומשמעותי במיוחד, שדורש שילוב של ניהול מצויין ושל ידע מעמיק ועולה השאלה – האם כדאי להביא יועץ טכנולוגי חיצוני, שיוביל את הפרוייקט?

אחרי שנים של נסיון בשוק העסקי ועשרות פרוייקטים גדולים ומשמועתיים שY&A עשתה, אני יודע לזהות את הנקודות החלשות של הארגונים ומבין את היתרונות שבלקיחת יועץ חיצוני. פעם אחר פעם ראיתי בעיות שחוזרות על עצמן והיו נפתרות במידה ויועץ חיצוני היה מעורב. למרות ששכירת שירותיו של יועץ מקצועי אינה עניין זול, יש לכך יתרונות רבים.

היתרון המשמעותי ביותר של יועץ טכנולוגי על פני הבכירים בארגון, נעוץ בהיכרות עם הרבה פרוייקטים דומים. ברוב המקרים, ארגון מוציא לפועל פרוייקט גדול בתדירות נמוכה מזו שבה יועץ טכנולוגי מחליף פרוייקטים. כפועל יוצא, היועץ ראה פרוייקטים רבים בעבר ולכן הוא מביא איתו ידע רב ויקר ערך מפרוייקטים קודמים. מבחינת הארגון, מדובר בחסכון משמעותי במשאבים, כיוון שהסיכוי שהיועץ יעשה טעויות קטן יותר וסביר להניח שהוא ידע איך לקצר את זמן הפרוייקט.

בגלל הנסיון והידע הרב שלו, יועץ טוב יוכל לסייע בהתאמת המערכות להתפתחות והתרחבות הארגון ולהשאיר מקום גם לשינויים טכנולגיים שסביר להניח שיגיעו מהר מכפי שניתן לצפות. בקצב שבו מתעדכנת הטכנולוגיה, כדאי לקחת בחשבון גם השארת מקום לפיתוחים עתידיים בתוך הפרוייקט העכשווי.

יועץ טכנולוגי מנוסה יודע להגדיר מראש את מטרות הפרוייקט ויעדיו על פי הצרכים הארגוניים ובהתאם ללו"ז שמוסכם מראש על שני הצדדים. הנסיון שהוא מביא עימו והיכולת לתקתק תהליכים במהירות, יעזרו לפרוייקט לקרות בהתאם לזמנים וליעדים שנקבעו.

היועץ החיצוני מחוייב, בראש ובראשונה, לשמו הטוב. מסיבה זו, האינטרס העיקרי שלו הוא שכל הצדדים יהיו מרוצים. ההבנה שהוא האדם הנייטרלי ביותר בחדר, יכולה לקדם סיטואציות מורכבות לעבר פתרון במהירות ומבלי להכנס לאי-נעימויות ולפוליטיקה פנים או חוץ ארגונית.

בקצב המהיר שבו העולם נע היום, המתחרים שלך נעים מהר והטכנולוגיה מתעדכנת אפילו מהר עוד יותר. מחלקת ה-IT חייבת להשאר מעודכנת בטכנולוגיות החדישות ביותר למניעת פירצות ומתקפות סייבר, אך לכל אחד מאנשי הצוות יש שלל משימות ועיסוקים אחרים, ולעיתים רבות העיסוק בהתעדכנות הטכנולוגיות נדחק הצידה. לעומתם, יועץ חיצוני שחי ונושם את המקצוע, חייב להשאר מעודכן בשביל להחשב לאוטוריטה בתחומו ולהביא עמו חדשנות לארגון. במובן מסויים, אחד העיסוקים המרכזיים של יועץ הוא התעדכנות בכל מה שקורה – הוא הולך לכנסים, מדבר עם אנשים וקורא את כל המגזינים הנחשבים. הידע המקצועי והמעודכן שהיועץ צבר שווה לך הרבה זמן וכסף, כיוון שיכול להיות שהמאמר שהוא נתקל בו במקרה לפני שבוע יפתור לך את הבעייה שלא ידעת איך לפתור.

רוב האנשים מתייעצים עם הסביבה הקרובה לפני קבלת החלטות משמעותיות על מנת לשמוע פרספקטיבה נוספת ולהתגבר על מגבלות וקבעונות אישיים.
אם ככה אנחנו נוהגים בחיינו האישיים, מדוע לא לעשות זאת גם בעולם העסקי? יועץ טכנולוגי מנוסה מביא איתו תובנות מפרוייקטים קודמים ומסוגל לקדם את הארגון והפרוייקט לכיוונים שלא חשבת עליהם, ובכך להתגבר על השטח המת אליו לרוב הארגון כלל לא מודע.

מהנסיון שלי בהשתלבות ארגונית בתוך פרוייקטים גדולים במיוחד, פעמים רבות דברים היו יכולים לנוע יותר מהר ולעלות פחות כסף במידה והארגון היה משקיע ביועץ טכנולוגי מקצועי ומנוסה. פרוייקט מוצלח במיוחד שנעשה בשת"פ עם יועץ טכנולוגי בכיר הוא תהליך בניית פלטפורמה למרכז הבינתחומי בהרצליה, שבימים אלו קורם עור וגידים. ניר כפתורי, יועץ טכנולוגי בכיר ומוערך, ניהל את סקר הצרכים העסקיים והטכניים וניהל את תהליך הבחירה הקפדני.

מהצד שלי כספק, התרשמתי מכך שהארגון לוקח אדם חיצוני ולשלב אותו בתהליך העבודה השוטף על מנת להגיע לתוצאות טובות יותר. השיח המקצועי היה קונקרטי ולעניין, והרגשתי שדברים מתקדמים מהר בזכות הידע הנרחב של כפתורי ויכולת ההובלה שלו, שללא ספק תרמה רבות לתהליך. דוגמא נוספת לפרוייקט גדול ומשמעותי שנעשה בשת"פ עם יועץ חיצוני, הוא פרוייקט בניית אתר עבור המכללה למשפט ועסקים בר"ג. הפרוייקט נוהל באופן מלא ע"י היועץ הטכנולוגי הבכיר שלמה ארד.

בזכות הידע והנסיון שצבר, כבר בשלב המכרז הביא ארד לקיצור תהליכים והוביל מכרז מדוייק שמותאם לצרכי הארגון ומצומצם לחברות המתאימות ביותר לביצוע הפרוייקט, מתוכן כאמור Y&A נבחרה. זוהי דוגמא חיה לדרך שבה בזכות ראייה רחבה ונסיון רב שנים, אפילו בתחילת התהליך ניתן לחסוך זמן וכסף בהובלת פרוייקט משמעותי. במהלך הפרוייקט, שיתוף הפעולה הפורה והמלא בינינו הביא לתוצאות מירביות. כספק, אני רואה איך חברות שלוקחות יועץ חיצוני מסוגלות להוציא את המקסימום מהמצב הנתון בעלויות נמוכות יותר ותוך כדי סלילת דרך משותפת שמיטיבה עם כל הצדדים.

כמו שכל מנהל מתחיל יודע, הכל שאלה של עלות אל מול תועלת. כמו שניתן להבין, גם ללא יועץ בסופו של יום הפרוייקטים יצאו לפועל בצורה טובה, אבל מנסיוני המשאבים הדרושים לכך במידה והיה נלקח יועץ טכנולוגי חיצוני היו יכולים לפחות בצורה דרמטית. לעיתים קרובות, ההחלטה להסתדר עם מה שיש עולה ביוקר. אחרי מעל עשור של נסיון כספק לחברות הגדולות במשק, ההמלצה שלי היא לקחת יועץ טכנולוגי כשזה מגיע לפרוייקטים משמעותיים.