המדריך המלא: כיצד לבנות מסמך דרישות לפרויקט

מסמך דרישות, או בשמו המקצועי PRD הוא המפתח לפרויקט מוצלח. במדריך הזה, נתאר בפירוט את החלקים שחייבים להיות במסמך הדרישות שלכם ומדוע, איך להתחיל לכתוב אותו, ובכלל למה צריך אותו?

מסמך המתאר את הפרויקט, מטרותיו, יעדיו ודרכי מימושו. באמצעותו תצליחו להעביר את הרעיון שלכם לכל חברה או צוות שתרצו לעבוד מולו. על בסיס מסמך הדרישות, תוכלו לקבל הערכת משאבים עבור הפרויקט מבחינת תקציב ולוחות זמנים.

מסמך הדרישות משתנה בהתאם לסוג הפרויקט: מערכת / פלטפורמה / אפליקציה / אתר. אך בכולם ישנם כמה סעיפים חשובים שיש לפרט:

• סקירה כללית של הפרויקט
• מטרות הפרויקט
• שלבי פיתוח המוצר
• סוג ומבנה התוכן
• מס׳ תבניות / מסכים
• תיאור דרישות אינטגרציה / פונקציונליות
• דרישות נגישות

סעיף זה אמור לתת סקירה בסיסית של הפרויקט, הארגון ו/או היזם העומד מאחוריו. ישנן כמה נקודות חשובות שיש להתייחס אליהם:

• אודות הארגון / המיזם
• איזו בעיה אתם מנסים לפתור- מדוע יש צורך במוצר? איזה ערך הוא יתן למשתמש?
• סוג המוצר- פלטפורמה/ אפליקציה/ מערכת, האם לפרויקט נדרש רק אפיון ועיצוב UX/UI או גם פיתוח?
• קהל יעד- סקירה קצרה של המשתמשים הפוטנציאליים של המוצר שלכם

תיאור קצר של מטרות ויעדי הפרויקט יעזור לחברה שתעבדו מולה לקבל מושג מה אתם מנסים להשיג, מה שיסייע בהצעת פתרונות מתאימים עבורכם. לדוגמא:

• הגדלת מכירות חודשיות
• הגדלת הרשמות לתכנים שונים
• ייעול תהליכים מורכבים בארגון / למשתמשים
• הנגשת שירות למשתמשים

אם הפרויקט שלכם מורכב מכמה שלבים כדאי לציין זאת כדי לתת אינדיקציה להיקף הפרויקט הזה ופרויקטים עתידיים. לדוגמא:

שלב 1- אתר תדמיתי שיווקי
שלב 2- מערכת Web
שלב 3- אפליקציה

ארכיטקטורת המידע של מוצר מורכבת מחלקים שונים ותלויה במורכבות וגודל הפרויקט.
אחת הדרכים המקובלות להציג את מבנה התוכן הוא תרשים "עץ" אשר מתאר את המבנה ההיררכי של המוצר. כלי מצויין לבנייתו GlooMaps.
ישנם סוגים שונים של תוכן ביניהם: טקסט, תמונות, וידאו ואודיו. רשמו איזה סוג של תוכן ישמש כל סוג של עמוד/ פוסט.

דוגמא לעץ אתר Sitemap: 

תבנית עמוד היא פריסת מידע ספציפית. לדוגמא, תבנית דף הבית תיראה שונה מתבנית שירותים.
ניתן לסווג את מספר התבניות בצורה קלה ע"י שימוש ב Sitemap. מס' התבניות הן קריטיות לתמחור הפרויקט, בעיקר כאשר מדובר באתרים, לכן השקיעו מחשבה רבה ותיאור מפורט ככל הניתן בשלב זה.
דוגמא לכמה תבניות עמודים נפוצות באתרים:

• עמוד בית
• אודות
• שירותים 
• קטלוג מוצרים
• בלוג/ חדשות
• צור קשר

כאשר מדובר במערכת או אפליקציה, מקובל להציג את המסכים על ידי שרטוט/ תיאור הפעולות שהמשתמש מבצע באותו מסך.

סעיף זה מתאר איך המוצר שלכם יעבוד בפועל, חלקים ספציפיים בפרויקט הנדרשים להסבר נוסף.
פלטפורמות / אפליקציות רבות נדרשות לאינטגרציות עם ממשקי API למערכות צד שלישי לביצוע פעולות בצורה אוטומטית או הצגת מידע.
אם זה המקרה, תארו בסעיף זה בפירוט את המערכות אליהן נדרש להתממשק ואת סוג המידע המוצג או הפעולות שיבוצעו. מספר דוגמאות לאינטגרציה הן:

• מערכת ניהול מלאי ERP
• מערכת סליקה
• מערכת ניהול לקוחות CRM
• סיווג משתמשים – אדמין
• Database

נגישות האתר או האפליקציה שלכם היא הכרחית וישנן רמות שונות של נגישות שעליכם להכיר.
ישנו תקן המכונה WCAG שפותח כדי לסייע למפתחים בפיתוח אתרים ומערכות נגישות יותר, ברוב המקרים עמידה בתקני נגישות דורשת התקנה של תוסף פשוט יחסית.
במערכות מורכבות יותר המשרתות כמות נרחבת של משתמשים יש צורך בהנגשה מורכבת יותר. במידה ויש דרישות ספציפיות בכל הקשור לנגישות תארו אותם בסעיף זה.

אחת הבעיות הנפוצות שאנו נתקלים בהם היא שהלקוח מניח שחברת הפיתוח אחראית לכל ההיבטים המקיפים את הפרויקט.
הדוגמא הקלאסית היא כתיבת התוכן, ברוב המקרים הלקוח מניח שכתיבת התוכן תעשה ע"י החברה שפיתחה אותו. אך לכל חברה יש את ההתמחות שלה וחברה שעוסקת בפיתוח ברוב המקרים לא תכתוב תוכן או תעסוק בקידום ושיווק.
אלו הם חלק מהספקים הנוספים שתצטרכו כדי להוביל את הפרויקט:

• כתיבת תוכן
• הזנת תוכן
• קידום אורגני / ממומן
• תוכן מצולם
• אסטרטגיית שיווק
• יועץ נגישות (במידת הצורך)

במידה ויש תקציב מוגדר לפרויקט, מומלץ לציינו. לעיתים, התקציב יחולק לפי אבני הדרך של הפרויקט.
במקרה והתקציב אינו ידוע מראש, אנו ממליצים לגבש החלטה בנוגע למודל התמחור Fixed (מחיר קבוע) או זמן וחומר (Time & Materials).

לסיכום,

מסמך דרישות מפורט ומקצועי יכול להכריע את ההצלחה או הכישלון של הפרויקט שלכם. בנוסף לכך שהוא עוזר בגיבוש הרעיון ע"י כתיבתו ותיאורו באופן מפורט, הוא יעזור לתקשר את הדרישות והיעדים שלכם לצוותים פנימיים או חיצוניים אשר יקחו חלק בפרויקט.